Instandhaltungskosten

1. Begriff: ⇡ Kosten zur Erhaltung der Betriebsanlage in einsatzfähigem Zustand.

- Entsprechend dem Instandhaltungsbegriff nach DIN-Norm 31 051 Kosten für Wartungs- (Wartungskosten), Inspektions- (Inspektionskosten) und Instandsetzungsmaßnahmen (Instandsetzungskosten) bzw. nach dem Ziel der einzelnen Maßnahmenarten differenziert Kosten für anlagenbezogene Verschleißbeobachtung, Verschleißhemmung und Verschleißbeseitigung.

- 2. Arten: a) Fremd-I.: Für von Unternehmensexternen erbrachte Instandhaltungsmaßnahmen.

- b) Eigen-I.: In Instandhaltungskostenstellen anfallende Kosten.

- 3. Kostenrechnerische Erfassung und Verrechnung: Fremd-I. werden als primäre Kostenart in der Kostenartenrechnung erfasst und zumeist den die Leistungen nachfragenden ⇡ Kostenstellen direkt zugeordnet. Eigen-I. werden im Rahmen der ⇡ innerbetrieblichen Leistungsverrechnung instandhaltungsauftragsweise oder per ⇡ Umlagen weiterverrechnet. Kosten für werterhöhende Instandsetzungsmaßnahmen sind zu aktivieren und als ⇡ Abschreibungen periodenweise weiterzuverrechnen.

- 4. Handelsrechtliche/steuerliche Behandlung/Bilanzierung: (Laufende) I. sind i.d.R. als ⇡ Erhaltungsaufwand zu qualifizieren und damit als Aufwand bzw. ⇡ Betriebsausgaben oder ⇡ Werbungskosten absetzbar. Umfangreiche Instandsetzungskosten (Großreparaturen) sind dagegen i.d.R. als ⇡ Herstellungsaufwand zu aktivieren.

- Handelsrechtlich besteht Pflicht zur Bildung einer ⇡ Rückstellung für im Geschäftsjahr unterlassene I., wenn sie innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden (ebenso steuerlich); bei Nachholung innerhalb von vier bis zwölf Monaten besteht ein Rückstellungswahlrecht (steuerlich: Passivierungsverbot), ebenso für vorhersehbare, aber erst später planmäßig durchzuführende, steuerlich als ⇡ Erhaltungsaufwand zu behandelnde Großreparaturen (§ 249 I und II HGB).